Réaliser

En bref

Les démarches liées à la gestion sont réalisées parallèlement avec les autres étapes de développement du projet de milieu de vie. Elles consistent à définir le fonctionnement du milieu de vie et son mode de gouvernance. Elles peuvent aboutir à la rédaction de divers documents tels un code d’éthique pour les administrateurs et pour le personnel, ou encore un code de vie pour les locataires. Elles incluent également les exigences relatives à l’embauche des membres du personnel, leurs rôles et responsabilités et leur entrée en fonction.

Les ententes se finalisent avec divers partenaires. S’il s’agit d’un nouveau milieu de vie, le processus de sélection des personnes se termine et une liste d’attente est formalisée. Les personnes font leur entrée au sein du nouveau milieu de vie. L’offre de services individuelle est précisée, les horaires de services et les horaires de travail sont définis. Il faut coordonner le tout : délais imprévus de dernière minute, locataires voulant déménager en même temps, ajustements avec la communauté environnante tels que la livraison du courrier, collecte des ordures et du recyclage, ajustements à l’offre de services et aux horaires, etc.

Puis c’est l’apprentissage de la gestion quotidienne pour les personnes et pour le personnel. On passe de la théorie à la pratique. On fait preuve de souplesse dans la prestation des services, de vigilance et d’un souci quotidien pour maintenir une harmonie. Des mesures sont prises pour assurer en tout temps la qualité des services aux personnes et la mobilisation du personnel. Au besoin, divers acteurs sont mis à contribution pour soutenir le milieu de vie. Citons à titre d’exemple un soutien pour la vie associative et communautaire ou auprès du comité de locataires, l’accès à diverses activités pour les personnes, une intervention en situation de crise, etc.

Gouvernance

Lorsque ça s’applique au milieu de vie retenu, les démarches sont faites pour compléter la composition du conseil d’administration (CA), incluant la participation des personnes. Le CA, ou en son absence la direction ou la coordination du milieu de vie avec la participation des personnes, identifie les pratiques de gouvernance à implanter concernant entre autres le processus de décision, les rôles et responsabilités et les compétences recherchées. Les modalités de fonctionnement du CA, de la direction ou de la coordination, et l’évaluation des pratiques de gouvernance au sein du milieu de vie sont définies et mises en application.

À retenir

  • Lorsqu’il y a un conseil d’administration (CA), la présence d’un comité opérationnel composé d’une personne qui habite le milieu de vie membre du CA et de la responsable de la ressource permet d’alléger la charge de travail du CA et d’accélérer la prise de décision.

Liens utiles

Pour plus d’information sur la gouvernance démocratique ou pour accéder à des outils de pratiques de gouvernance dans le réseau de la santé et des services sociaux, consultez la section Liens utiles.

Accès

Dépendant du modèle et de la mission du milieu de vie choisi, les démarches sont faites pour compléter la sélection des personnes en fonction de leurs profils et des critères et mécanismes d’accès à la ressource clairement définis.Des critères relatifs au revenu familial peuvent s’ajouter lorsqu’il s’agit de logement social. Si requis, une mise à jour des besoins de la personne est réalisée par un professionnel du réseau de la santé et des services sociaux. Une liste d’attente est constituée et mise à jour de manière continue de sorte à combler rapidement toute place vacante. Il faut ici rappeler l’importance de la stabilité des locataires car la perte d’un revenu lié à un logement vacant devient un enjeu majeur pour la viabilité du milieu de vie.

La personne doit pouvoir exercer un contrôle sur sa vie en tout temps. Elle participe activement à la définition de ses besoins et à l’identification des services et des solutions qui la concernent. Si souhaité, la vie de couple est favorisée. La personne occupe une chambre ou un logement. Elle est seule ou elle doit partager cet espace. Dépendant du modèle de milieu de vie, la personne signe un bail ou non. Elle s’engage à payer les dépenses courantes de la vie à domicile ou la contribution en vigueur dans une RTF-RI.

Une place est faite pour la famille et les proches et la personne est maintenue le plus longtemps possible dans le même milieu de vie librement choisi si tel est son choix. Le rôle des personnes est valorisé quant à la gouvernance, l’organisation et le fonctionnement du milieu de vie. À titre d’exemple, un comité de locataires ou de résidents peut être mis en place, des personnes peuvent siéger sur le CA, sur le comité de sélection des personnes, sur le comité de recrutement et d’appréciation du personnel. D’autres personnes peuvent être impliquées pour un accueil personnalisé et pour l’intégration de nouveaux locataires de sorte à ce qu’ils se sentent chez eux dès leur arrivée, ou pour l’accueil du nouveau personnel, etc.

Outils

Des outils portant sur l’accueil des personnes sont disponibles dans la page Outils.

Offre de services

Pour demeurer le plus longtemps possible dans son chez-soi et pour avoir une participation sociale, la personne ayant une déficience physique doit pouvoir compter sur une gamme de services à domicile gratuits pour compenser ses limitations. La nature et la fréquence des services sont déterminées par une évaluation des besoins réalisée par un professionnel du réseau de la santé et des services sociaux. Il est ainsi possible de dégager le profil de chaque personne et d’y intégrer toutes les informations utiles, incluant les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

Pour les personnes vivant à domicile et dans un milieu de vie, la gamme de services de soutien et d’assistance peut se définir comme suit :

Services de soutien et d’assistance

  • Les services d’assistance personnelle qui implique les soins d’hygiène, l’aide à l’alimentation, la mobilisation, les transferts, etc.
  • Les services d’aide domestique tels que l’entretien ménager, la préparation de repas, l’approvisionnement et les autres courses, l’entretien des vêtements, la lessive, etc.
  • Les activités de soutien civique telles qu’administrer son budget, remplir des formulaires administratifs, etc.
  • L’assistance à l’apprentissage telle l’entraînement et la stimulation pour des activités personnelles et domestiques, un soutien aux activités occupationnelles, aux activités de réadaptation, etc.

Selon les besoins évalués, la personne qui est à domicile pourrait avoir accès à d’autres services tels la popote roulante et un accompagnement pour certaines activités. S’il y a présence de proches-aidants, ces derniers pourraient avoir accès à des services tels une « présence-surveillance » planifiée, du répit à l’intérieur ou à l’extérieur du domicile, un dépannage lors de situations imprévisibles et un certain appui pour les tâches domestiques.

Support technique

Le support technique comprend à la fois les fournitures médicales, les équipements et les aides techniques nécessaires. Il assure le maintien de l’autonomie fonctionnelle de la personne et peut parfois offrir un plus grand confort. Il facilite et rend plus sécuritaire la prestation de services d’aide ou de services professionnels à domicile.

Services professionnels et spécialisés

Le réseau de la santé et des services sociaux (CSSS-CRDP-Centre hospitalier de soins de courte durée) doit collaborer et se concerter pour donner accès aux services professionnels de première ligne tels les services médicaux, les soins infirmiers, les services de réadaptation tels physiothérapie, ergothérapie, orthophonie et audiologie;les services psychosociaux, etc. et aux services spécialisés de réadaptation.

L’offre de service (nature et intensité) évolue en fonction des besoins et des projets de vie de la personne. La personne devrait recevoir tous les services requis. Il y a un même accès à des services généraux et spécialisés, peu importe où la personne réside. La personne requérant une forte intensité de services ou celle présentant un trouble grave de comportement peut avoir accès à un milieu de vie avec du personnel sur place qui se relaie sur une base de 24 heures par jour, 7 jours par semaine, afin d’assurer des services de soutien et d’assistance. Des interventions spécialisées sont parfois disponibles sur les lieux.

Organisation des services

Les modalités d’organisation et d’accès aux services, ainsi que les dispensateurs de services diffèrent dépendant que la personne soit à domicile ou dans un milieu de vie. La personne est impliquée dans la définition de son plan d’intervention et dans la manière d’organiser ses services.

Lorsque les personnes sont en perte importante d’autonomie, il y a présence de personnel sur place 24 heures par jour et 7 jours par semaine. Un local avec salle de bain est disponible pour le personnel. Il y a un système de communication avec tous les résidents; des ouvre-portes pour l’accès à l’immeuble et à chaque logement.

La personne reçoit tous les services requis en fonction des besoins évalués. Les services de soutien et d’assistance peuvent être offerts en tout ou en partie par le personnel embauché par le responsable du milieu de vie ou par un ou plusieurs autres partenaires tels un organisme à but non lucratif, une coopérative, une entreprise d’économie sociale… avec complémentarité par le réseau de la santé et des services sociaux (CSSS et CRDP) pour les services professionnels. Dépendant du modèle de milieu de vie, le CSSS peut également accepter de donner des services de soutien et d’assistance sur un ou des quarts de travail via le personnel du soutien à domicile (SAD).

  • La personne reçoit des services planifiés et sur demande;
  • Les services offerts peuvent être individualisés en tout ou en partie, avec accès ou non à certains services collectifs tels une salle à manger commune;
  • L’arrimage et la coordination des services tiennent compte des responsabilités connues et reconnues de tous les partenaires concernés et des ententes conclues.

L’horaire des services prend en considération les besoins particuliers de la personne dans une optique de quête d’autonomie, de participation sociale et de réalisation des projets de vie, le tout en arrimage avec les besoins et projets de vie des autres personnes considérant la mise en commun des services et la limite des ressources. Le personnel en contact direct et quotidien avec les personnes est le mieux placé pour connaître ses besoins, ses limites et ses préférences. Il témoigne ainsi de l’adéquation de l’offre de services et influence son évolution pour une meilleure adaptation aux réalités de chaque personne. Le milieu de vie réalise périodiquement un sondage auprès des personnes pour s’assurer de leur satisfaction à l’égard des services.

Voici quelques exemples d’ajustements concernant l’offre et l’organisation des services :

  • La personne peut et veut réaliser certaines tâches même si elle est plus lente pour les exécuter ou qu’elle nécessite un certain encadrement.
  • La personne a appris ou peut apprendre à faire un transfert assisté par pivot avec le soutien d’un seul préposé.
  • La personne a besoin d’aide pour plusieurs transferts dans la journée considérant sa condition physique  (fatigabilité, plaies de siège, etc.).
  • La personne présente une spasticité importante qui justifie trois périodes d’une demi-heure par semaine dans un bain d’eau chaude.
  • La personne présente des incapacités physiques motrices sévères et veut retourner aux études. L’horaire de services doit être ajusté en conséquence et le personnel doit le soutenir dans ses démarches.
  • La personne présente un trouble grave de comportement et a besoin d’un milieu adapté avec moins de stimuli. Le ratio personnel/client doit être plus élevé et le type d‘employés plus variés, dont l’ajout d’éducateurs spécialisés afin d’offrir l’encadrement requis.
  • L’approche du personnel doit être adaptée à un adulte qui, à la suite d’un traumatisme crânien, présente des atteintes cognitives sévères mais stables ou à une personne ventilo assistée, etc.
  • Il y a un arrimage pour l’accès aux services médicaux tel :
    • le suivi de la personne par son médecin traitant;
    • l’accès au transport adapté pour une consultation au cabinet du médecin traitant;
    • la couverture médicale assurée par le CLSC en l’absence du médecin traitant lorsqu’une situation exceptionnelle au sein du milieu de vie survient;
    • un rattachement avec une coopérative de santé, etc.

Regroupement des personnes dans un même immeuble

Bien que le fait de regrouper des personnes handicapées dans un même immeuble ne soit pas le modèle optimal, cette manière de faire permet de regrouper les heures de services de façon à assurer aux personnes une plus grande accessibilité et une plus grande flexibilité. On peut distinguer trois types de mixité :

  • Une cohabitation entre personnes ayant une déficience (immeuble dédié);
  • Des personnes ayant une déficience physique cohabitent avec des personnes présentant des besoins particuliers en santé mentale, en déficience intellectuelle ou des personnes âgées en perte d’autonomie;
  • L’immeuble permet une cohabitation avec des ménages de tout ordre.

Lorsqu’il y a pairage de personnes, il faut tenir compte du choix de la personne, d’une compatibilité du profil des personnes, de la présence ou non d’équipements, de la possibilité de vivre en couple ou non, etc.

À retenir

  • Le regroupement des personnes, en fonction de ce qu’elles vivent et non uniquement du diagnostic permet qu’elles aient accès à des services sur la base de leurs besoins.

Outils

Plusieurs outils portant notamment sur les services d’assistance, la gestion des avoirs des personnes, les horaires de services et l’appréciation de la satisfaction des personnes à l’égard des services sont disponibles dans la page Outils.

Liens utiles

Pour plus d’information sur la gamme de services à domicile incluse dans la politique de soutien à domicile, le guide d’utilisation de l’Instrument de détermination et de classification des services de soutien ou d’assistance, consultez la section Liens utiles.

Personnel

La grande variabilité des diagnostics et incapacités des personnes ayant une déficience physique présente un défi constant pour le personnel quant aux habiletés et connaissances requises pour rendre des services de qualité. La formation, la stabilité du personnel et de l’équipe du milieu de vie, une organisation du travail qui assure entre autres une répartition équitable de la charge de travail, la rétroaction du supérieur immédiat sont autant d’éléments qui peuvent mobiliser le personnel et contribuer à améliorer la qualité des services rendus. Le personnel de remplacement doit présenter les mêmes caractéristiques que le personnel régulier et bénéficier du même soutien.

Recrutement

S’il s’agit d’un nouveau milieu de vie, le personnel est recruté avant l’arrivée des personnes de sorte à contribuer à son organisation, à recevoir l’information et les formations spécifiques requises puis à constituer une équipe dédiée.

Formation

Pour tous les milieux de vie, une formation professionnelle de préposé aux bénéficiaires ou de soins d’assistance à la personne est recherchée, incluant une formation sur les principes de déplacement sécuritaires des bénéficiaires (PDSB), sur les premiers secours et sur la réanimation cardiorespiratoire (RCR).

Une formation axée sur l’autonomie est privilégiée pour que l’approche auprès des personnes vise à préserver leur pouvoir de décision sur leur vie, leur capacité à réaliser diverses activités quotidiennes à leur manière et à leur rythme, et à limiter les obstacles de l’environnement qui nuisent à leur autonomie et à une participation sociale.

Des mesures sont prises pour s’assurer de manière continue de la compétence du personnel à ces égards telle une entente avec le CSSS pour l’encadrement clinique par une infirmière clinicienne, des mises à jour sur le PDSB et le RCR, des formations sur des techniques particulières pour des problématiques complexes, etc. Un registre témoigne des formations reçues par le personnel concerné.

Mobilisation

Les conditions de travail sont de nature à faciliter le recrutement puis la rétention d’un personnel qualifié. Diverses actions sont réalisées pour mobiliser le personnel. À titre d’exemple, il est associé à la réflexion sur l’offre et l’organisation des services; il prend une part active dans les décisions qui ont un impact sur son travail et sur sa qualité de vie au travail; il a une marge de manœuvre pour agir dans le sens de la performance attendue. La collaboration, le travail en équipe et la créativité sont encouragés au quotidien. La hiérarchie est légère et soutient l’apprentissage. Il y a une reconnaissance continue du personnel : on souligne les bons coups, les anniversaires et d’autres événements de la vie. Il y a une appréciation périodique de tout le personnel.

À retenir

  • Lors du recrutement du personnel, s’assurer de son intérêt envers le profil des personnes et de sa compétence en lien avec des techniques particulières.
  • Pour un personnel compétent, développer l’excellence individuelle tout en promouvant le travail d’équipe.

Outils

Plusieurs outils portant notamment sur l’accueil, les descriptions de tâches, l’appréciation de la contribution du personnel sont disponibles dans la page Outils.

Liens utiles

Pour plus d’information sur diverses formations disponibles pour le personnel des milieux de vie, consultez la section Liens utiles.

Fonctionnement du milieu de vie

S’il s’agit d’un milieu de vie existant, les locataires sont déjà sur place et le personnel est en fonction. S’il s’agit d’un nouveau milieu de vie, la sélection des personnes se finalise et le personnel est recruté et formé. Les ententes se concluent avec divers partenaires concernant :

  • les services aux personnes;
  • le financement indexé, ajusté et récurrent;
  • la gestion et l’entretien du bâtiment;
  • le soutien au milieu de vie;
  • etc.

Il y a un suivi régulier des ententes qui se renouvellent selon les modalités prévues.

Pour des exemples d’ententes :

Le budget de fonctionnement est revu pour prendre en considération les besoins des personnes sélectionnées et le personnel requis.

Les responsables s’assurent d’avoir tous les documents et outils requis et à jour pour une offre de services de qualité et sécuritaire, pour un soutien adéquat au personnel et pour un bon fonctionnement du milieu de vie

Des locataires et le personnel sont impliqués de manière continue pour l’organisation des lieux, des services et du travail. Pour des relations harmonieuses des personnes entre elles, et entre les personnes et le personnel, un code de vie peut être élaboré et mis en application.

À retenir

  • La présence d’une coordination des services sur place est une pratique gagnante.
  • La qualité du milieu de vie et des services est l’affaire de tous, incluant la personne.

Organisation du travail

Horaire de travail

Les horaires de travail sont réalisés en fonction :

  • des horaires de services des personnes,
  • du temps requis pour répondre aux besoins ponctuels et pour garantir un accès 24 heures par jour, 7 jours par semaine à du personnel.

Soulignons l’efficacité d’un chevauchement de personnel (≤ 15 minutes) entre chaque quart de travail pour faciliter la transmission d’information et favoriser la continuité des services aux personnes. Soulignons aussi la nécessité de prévoir plus d’heures pour les besoins ponctuels, notamment sur les quarts de jour et de soir, et pour un accès continu à du personnel sur le quart de nuit.

Tâches et responsabilités

Les tâches et les responsabilités sont clairement définies. La charge de travail est balisée en s’assurant que la personne a le service requis au bon moment. Des durées standards sont convenues pour différents services et le personnel a le temps nécessaire pour bien réaliser ses tâches. Il y a un minimum de règles et de procédures pour faciliter le travail. La collaboration, le travail en équipe et la créativité sont encouragés au quotidien. Les suggestions du personnel pour améliorer les méthodes de travail sont encouragées et viennent enrichir les meilleures pratiques.

Au quotidien, le personnel est appelé à s’ajuster aux besoins fluctuants des personnes. Lors de tels imprévus, les priorités sont établies en fonction de la gravité de la situation. Il y a des rencontres individuelles et un suivi auprès des personnes problématiques. Il y a des rencontres d’équipe et l’information circule sur tous les quarts de travail.

Chaque membre du personnel a une responsabilité dans la qualité du travail accompli : une culture d’obtention de la qualité du premier coup et d’amélioration immédiate de problèmes est inculquée. On prend le temps nécessaire pour bien documenter un problème, les gestionnaires vont sur le terrain pour constater ce qui se passe, ils sont à l’écoute des solutions proposées puis passent rapidement à l’action pour apporter les correctifs retenus. En tout temps, un suivi régulier est fait pour garantir que les changements apportés sont appliqués et adéquats. Se rappeler que la résolution continue des problèmes à la source stimule l’apprentissage chez le personnel.

À retenir

  • Le respect du personnel implique le respect de l’intelligence et de la compétence de chaque individu.
  • Confiance et respect mutuels signifient que l’on a la certitude que chaque individu fera son travail dans l’intérêt des personnes et du milieu de vie.

Aménagement des lieux physiques et d’espaces communs

Les lieux physiques sont adaptés et aménagés, les équipements et le matériel requis sont disponibles en fonction des besoins des personnes. L’ameublement et divers articles ménagers pour les lieux communs, incluant la cuisine sont fournis par le promoteur. L’ameublement et le matériel requis pour chaque chambre ou logement peut être fourni en partie ou en totalité par la personne ou par le promoteur.

L’aménagement physique est pensé pour que la personne y reconnaisse son milieu de vie (personnalisation de la chambre, accès à un lieu distinct pour manger et dormir, etc.). Elle peut barrer sa porte et a accès à une salle de bain privée afin de vivre son intimité au moment où elle le désire.

L’aménagement d’espaces communs dans un immeuble à logements peut favoriser la socialisation et la participation à la vie communautaire. Une salle à manger peut être aménagée et les repas peuvent être pris en commun si le modèle de milieu de vie le permet.

À retenir

  • Le milieu de vie doit tendre vers une accessibilité universelle, incluant les équipements et les aides techniques requis.

Outils

De nombreux outils portant notamment sur des protocoles d’entente de services, un budget de fonctionnement, un code d’éthique, des grilles d’entrevue pour la sélection de PAB, des horaires de travail, des politiques, l’appréciation d’un milieu de vie sont disponibles dans la page Outils.

Liens utiles

Pour plus d’information sur la vie en logement et sur le soutien communautaire, consultez la section Liens utiles.